German Privacy Policy
Datenschutzinformation – Mitarbeiter | Privacy Notice – Employees |
1 Geltungsbereich Phaidon International (UK) Ltd und seine Tochtergesellschaften und angeschlossenen Unternehmen (gemeinsam „Phaidon“, „wir“, „uns“ oder „unser“) kümmern sich um Ihre Privatsphäre. Phaidon unterliegt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten aus der EU den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO"). In dieser Datenschutzinformation wird beschrieben, wie Phaidon (International) Deutschland GmbH, Linkstraße 2, 4. Stock, 10785 Berlin, Deutschland als datenschutzrechtlich Verantwortlicher die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, Praktikanten, ehemaligen Mitarbeitern, Angehörigen, Nutznießern und Leiharbeitern im Rahmen ihrer Personalarbeit und für die in dieser Datenschutzinformation festgelegten Geschäftszwecke verarbeitet. Diese Datenschutzinformation kann, soweit erforderlich, von Zeit zu Zeit geändert werden. In diesem Fall werden wir Sie rechtzeitig über etwaige Änderungen informieren. Diese Information kann auch durch andere Erklärungen ergänzt werden, soweit dies erforderlich ist, um die örtlichen Rechtsvorschriften einzuhalten. | 1 Scope Phaidon International (UK) Ltd. and its subsidiaries and affiliated companies (collectively “Phaidon”, “we”, “us” or “our”) care about your privacy. Phaidon is subject to requirements set forth by the General Data Protection Regulation (“GDPR”) whenever it processes EU personal data. This privacy notice describes how your Phaidon employer, Phaidon (International) Deutschland GmbH, Linkstraße 2, Level 4th Floor, 10785 Berlin, Germany, as data controller, handles the personal data of employees, interns, former employees, dependents, beneficiaries, and temporary agency workers in the course of its human resources activities and for the business purposes laid down in this privacy notice. This privacy notice may be amended from time to time should it become necessary to do so. In such a case, we will inform you about any amendments in a timely manner. This notice may also be supplemented by other statements as needed to comply with local requirements.
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2 Verantwortlicher Der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche ist Phaidon (International) Deutschland GmbH, Linkstraße 2, 4. Stock, 10785 Berlin, Deutschland. Informationen über Ihren Arbeitgeber sind auch in Ihrem Arbeitsvertrag enthalten. | 2 Controller The relevant controller for your personal data is Phaidon (International) Deutschland GmbH, Linkstraße 2, Level 4th Floor, 10785 Berlin, Germany. Information concerning your employer is also contained in your employment contract. |
3 Gemeinsam Verantwortliche Als internationales Unternehmen mit Hauptsitz der Muttergesellschaft im Vereinigten Königreich betreibt Ihr Arbeitgeber einen Teil seiner IT- und Softwaresysteme gemeinsam mit Phaidon International (UK) Ltd mit dessen Büro in Citypoint, Level 7, 1 Ropemaker Street, London, EC2Y 9AW, United Kingdom. Sie können Ihre in Abschnitt 10 beschriebenen Rechte sowohl gegenüber Ihrem Arbeitgeber als auch gegenüber Phaidon im Vereinigten Königreich ausüben. | 3 Joint Controller As an international company whose headquarters are located in the United Kingdom, your employer operates some of its IT and software systems jointly with Phaidon International (UK) Ltd., with its office at Citypoint, Level 7, 1 Ropemaker Street, London, EC2Y 9AW, United Kingdom. You may exercise your rights laid out in Section 10 towards your employer as well as towards Phaidon in the UK.
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4 Datenschutzvertreter Da Phaidon als Unternehmen seinen Sitz nicht in der Europäischen Union hat, hat es gemäß Art. 27 DSGVO das folgende Unternehmen zu seinem EU-Datenschutzvertreter benannt: Phaidon (International) Deutschland GmbH | 4 Data Protection Representative Since Phaidon as a company is not headquartered in the European Union, it has appointed the following company as its EU representative for data protection according to Art. 27 GDPR: Phaidon (International) Deutschland GmbH |
5 Datenschutzbeauftragte/r Phaidon (International) Deutschland GmbH hat [Name oder Firmenname] mit Geschäftsadresse in Citypoint, 7th Floor, 1 Ropemaker Street, London EC2Y 9AW zu seiner/m Datenschutzbeauftragten benannt, die/der unter privacy@phaidoninternational.com erreichbar ist. | 5 Data Protection Officer Phaidon (International) Deutschland GmbH has appointed a Data Protection Officer who is located at Citypoint, 7th Floor, 1 Ropemaker Street, London EC2Y 9AW, and can be reached at privacy@phaidoninternational.com. |
6 Datenkategorien Wir werden die Datenkategorien verarbeiten, die in Anhang 1 aufgeführt sind. Bitte beachten Sie, dass wir ggf. nicht alle diese Daten über Sie verarbeiten werden. Wir werden die Verarbeitung auf die Datenkategorien beschränken, die zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich sind. | 6 Data Categories We may process the data categories as listed in Appendix 1. Please note that we may not process all such data about you. We will limit the processing to those data categories necessary to fulfil the purpose for which they were collected.
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7 Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlage und Aufbewahrung Ihre personenbezogenen Daten werden für die folgenden Zwecke verarbeitet: Erfüllung des Arbeitsvertrags: Ihr Arbeitgeber verarbeitet die in Anlage 1 Abschnitt 1 bis 5 aufgeführten Datenkategorien zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Arbeitsvertrags und zur Verwaltung seiner Lohnabrechnung gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO. Bisweilen kann Ihr Arbeitgeber besondere Kategorien personenbezogener Daten über Sie - wie in Anlage 1 Abschnitt 6 aufgeführt - verarbeiten, wie z.B. Gesundheitsdaten oder Daten, die Rückschlüsse auf Ihre Gesundheit zulassen; dies geschieht zum Zwecke der Arbeitsmedizin und zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gemäß Art. 9 Abs. 2 h) DSGVO. Auch nach Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses ist Ihr Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bestimmte Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke der Buchführung und der Altersvorsorge aufzubewahren (z.B. die in Anlage 1 Abschnitt 1, 3 und 4 genannten Datenkategorien). In diesem Fall verarbeitet Ihr Arbeitgeber die Sie betreffenden personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die sich aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und der Altersvorsorge ergeben. Weitere Informationen zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie in Phaidons Richtlinie über Aufbewahrung von Unterlagen, die auf der internen Website von Phaidon oder bei der Personalabteilung Ihres Unternehmens erhältlich ist. Vergütung, Gehaltsabrechnung und Arbeitgeberleistungen: Ihr Arbeitgeber verarbeitet die in Anhang 1 Abschnitt 1 und 4 aufgeführten Datenkategorien zur Verwaltung Ihrer Vergütung, der Gehaltsabrechnung und von Arbeitgeberleistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO für die Erfüllung des Arbeitsvertrags. Darüber hinaus verarbeitet Ihr Arbeitgeber diese Datenkategorien auch gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Erfüllung von Sozialversicherungs-, Renten-, Sozialleistungsträger- und Steuergesetzen, da Ihr Arbeitgeber ggf. verpflichtet ist, regelmäßig Meldungen an Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Sozialversicherungsträger und Steuerbehörden vorzunehmen. Wenn Ihr Arbeitgeber Informationen über Kirchensteuerabzüge verarbeitet, geschieht dies in Übereinstimmung mit Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses und unabhängig vom jeweiligen Grund ist Ihr Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bestimmte Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke der Buchführung und Altersvorsorge aufzubewahren. In diesem Fall verarbeitet Ihr Arbeitgeber die Sie betreffenden personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die sich aus den Grundsätzen der Buchführung und der Altersvorsorge ergeben. Weitere Informationen zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie in Phaidons Richtlinie über Aufbewahrung von Unterlagen, die auf der internen Website von Phaidon oder bei der Personalabteilung Ihres Unternehmens erhältlich ist. Leistungsmanagement: Ihr Arbeitgeber verwendet die in Anhang 1 Abschnitt 5 aufgeführten Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO für Ihre Beurteilungen, Beschwerden und damit zusammenhängende Zwecke zur Erfüllung des Arbeitsvertrags. Darüber hinaus verwendet Ihr Arbeitgeber auch Informationen über Ihre Ausbildung für sein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, Ihren Ausbildungsbedarf und -fortschritt zu analysieren und zu ermitteln. Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer Ihres Arbeitsvertrags aufbewahrt. Weitere Informationen zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie in Phaidons Richtlinie über Aufbewahrung von Unterlagen, die auf der internen Website von Phaidon oder bei der Personalabteilung Ihres Unternehmens erhältlich ist. Personalverwaltung: Ihr Arbeitgeber verwendet die in Anlage 1 Abschnitt 2 und 5 aufgeführten Datenkategorien gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO für die Personalplanung zur Erfüllung des Arbeitsvertrages. Darüber hinaus verarbeitet Ihr Arbeitgeber auch personenbezogene Daten über Ihre Position in seinem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, um seinen Personalbestand zu analysieren und festzustellen, ob und wo Versetzungen und mögliche Standortwechsel erforderlich sind. Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer Ihres Arbeitsvertrags mit Ihrem Arbeitgeber gespeichert. Weitere Informationen zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie in Phaidons Richtlinie über Aufbewahrung von Unterlagen, die auf der internen Website von Phaidon oder bei der Personalabteilung Ihres Unternehmens erhältlich ist. Terrorlisten-Überprüfungen: Ihr Arbeitgeber ist verpflichtet zu prüfen, ob Personen, mit denen er Verträge, z. B. Arbeitsverträge, abschließt, auf sogenannten Terrorlisten verzeichnet sind. Um diesen rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, verarbeitet Ihr Arbeitgeber Ihre in Anlage 1 Abschnitt 1 aufgeführten personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO für Terrorlisten-Überprüfungen. Die Ergebnisse solcher Terrorlisten-Screenings werden nicht aufbewahrt, jedoch wird ein Vermerk aufgenommen und der Personalakte beigefügt. Freiwillige Arbeitgeberleistungen: Ihr Arbeitgeber bietet seinen Mitarbeitern freiwillige Arbeitgeberleistungen an. Falls Sie an dem entsprechenden Benefitsprogramm teilnehmen, übermittelt Ihr Arbeitgeber auf Grundlage Ihrer Einwillingung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, d. h. die in Anhang 1 Abschnitt 1 aufgeführten Datenkategorien, an den Anbieter des Benefitsprogramms. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie zur Teilnahme an dem Programm berechtigt sind. Geschäftsbetrieb: Ihr Arbeitgeber verarbeitet die in Anlage 1 Abschnitt 1 und 2 aufgeführten Datenkategorien gelegentlich im Rahmen der Verwaltung von Projekten, bei Bestellungen und Abrechnungen im Zusammenhang mit der Lieferung und dem Erwerb von Produkten, zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und im Wesentlichen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit. Diese Datenverarbeitung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses Ihres Arbeitgebers gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO an der Durchführung seiner Geschäfte. Wenn Ihre personenbezogenen Daten in Aufträgen, Abrechnungen und Verträgen enthalten sind, kann Ihr Arbeitgeber verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aus Buchungsgrundsätzen und Steuergesetzen zu verarbeiten, auch wenn Ihr Arbeitsverhältnis vor Ablauf dieser Fristen endet. Weitere Informationen zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie in Phaidons Richtlinie über Aufbewahrung von Unterlagen, die auf der internen Website von Phaidon oder bei der Personalabteilung Ihres Unternehmens erhältlich ist. Netz-, IT- und Telekommunikationssicherheit: Ihr Arbeitgeber verarbeitet Ihre in Anlage 1 Abschnitt 7 aufgeführten Datenkategorien im Rahmen Ihrer Nutzung seiner IT- und Kommunikationssysteme aufgrund des berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, Ihnen eine moderne, gut funktionierende IT-Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Ihr Arbeitgeber ist bisweilen gesetzlich verpflichtet, Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zu ergreifen, um seine Aufzeichnungen und Geschäftsgeheimnisse zu schützen sowie sein geistiges Eigentum und die informationelle Selbstbestimmung vor Verletzungen zu bewahren. Zur Nutzung solcher Sicherheitsprogramme (z.B. Programme zur Vermeidung von Viren und Malware-Angriffen) ist Ihr Arbeitgeber daher verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, um seinen Verpflichtungen nachzukommen. Weitere Informationen zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie in Phaidons Richtlinie über Aufbewahrung von Unterlagen, die auf der internen Website von Phaidon oder bei der Personalabteilung Ihres Unternehmens erhältlich ist. Als Teil einer globalen Unternehmensgruppe hat Ihr Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, einige seiner Systeme zu zentralisieren. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt daher zur Erfüllung dieses Interesses, auch wenn sich diese Systeme außerhalb der Europäischen Union befinden. Compliance-Verpflichtungen: Ihr Arbeitgeber kann manchmal Compliance-Untersuchungen, Whistleblower-Hotlines, Sanktionslisten, Geldwäscheuntersuchungen, behördlichen Ermittlungen und ähnlichen Anfragen ausgesetzt sein. Es kann auch sein, dass Ihr Arbeitgeber Partei in einem Gerichtsverfahren, einem Rechtsstreit oder Ähnlichem ist. In einem solchen Fall könnte Ihr Arbeitgeber gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO gesetzlich verpflichtet sein, die in Anhang 1 Abschnitt 1 und 2 aufgeführten Datenkategorien über Sie zu verarbeiten, um solche Ansprüche zu verfolgen oder zu verteidigen. Weitere Informationen zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie in Phaidons Richtlinie über Aufbewahrung von Unterlagen, die auf der internen Website von Phaidon oder bei der Personalabteilung Ihres Unternehmens erhältlich ist. Einwilligungsbasierte Verarbeitung: Ihr Arbeitgeber könnte Sie gelegentlich fragen, ob Sie uns Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO erteilen wollen, damit wir Ihre personenbezogenen Daten für andere Zwecke verarbeiten können (z. B. Sweep-Einsätze, Fotogalerien, Umfragen usw.). In diesen Fällen und bevor wir mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beginnen, werden wir Ihnen die entsprechenden Informationen zu diesem Zweck zur Verfügung stellen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. | 7 Processing Purposes, Legal Basis and Retention Your personal data is processed for the following purposes: Performance of the Employment Contract: Your employer processes the data categories set out in Appendix 1, Sections 1 to 5, to fulfil the employment contract entered into with you and to manage its payroll pursuant to Art. 6 (1) b) GDPR. From time to time, your employer may process special categories of personal data about you, as set out in Appendix 1, Section 6, such as health data or data that allows for conclusions about your health. This is done for the purpose of occupational medicine and to assess your ability to work in accordance with Art. 9 (2) h) GDPR. Even after your employment has ended, regardless of the reason, your employer is statutorily required to retain certain categories of personal data for bookkeeping and pension plan purposes (e.g. data categories set out in Appendix 1, Sections 1, 3 and 4). In such cases, your employer processes personal data pertaining to you pursuant to Art. 6 (1) c) GDPR to comply with statutory retention requirements set forth by bookkeeping principles and pension requirements. Further information on data retention periods can be found in Phaidon’s Records Retention Policy, which is available on the Phaidon internal website, or from your local company Human Resources Department.
Compensation, Payroll and Benefits: Your employer processes the data categories set out in Appendix 1, Sections 1 and 4, to manage your compensation, its payroll and benefits pursuant to Art. 6 (1) b) GDPR for the performance of the employment contract with you. In addition, your employer processes said data categories pursuant to Art. 6 (1) c) GDPR for compliance with social security, pension, benefit provider and tax laws, as your employer may be required to report regularly to health insurance providers, pension insurance providers, social security agencies and tax authorities. If your employer processes information concerning church tax deductions, this is done in accordance with Art. 9 (2) b) GDPR. Even after your employment has ended, regardless of the reason, your employer is statutorily required to retain certain categories of personal data for bookkeeping and pension plan purposes. In such cases, your employer processes personal data pertaining to you pursuant to Art. 6 (1) c) GDPR to comply with statutory retention requirements set forth by bookkeeping principles and pension requirements. Further information on data retention periods can be found in Phaidon’s Records Retention Policy, which is available on the Phaidon internal website, or from your local company Human Resources Department.
Performance Management: Your employer uses categories of personal data set out in Appendix 1 Section 5 pursuant to Art. 6 (1) b) GDPR for your appraisals, grievances, and related purposes to fulfil the employment contract with you. In addition, your employer also uses information concerning your training for its legitimate interest pursuant to Art. 6 (1) f) GDPR to analyse and determine your training needs and progress. Your personal data is retained for the duration of your employment agreement with your employer. Further information on data retention periods can be found in Phaidon’s Records Retention Policy, which is available on the Phaidon internal website, or from your local company Human Resources Department.
Workforce Management: Your employer uses categories of data set out in Appendix 1 Section 2 and 5 pursuant to Art. 6 (1) b) GDPR for workforce planning to fulfil the employment contract with you. In addition, your employer also processes personal data concerning your position for its legitimate interest pursuant to Art. 6 (1) f) GDPR to analyse its workforce and determine where and if transfers and potential relocations are necessary. Your personal data is retained for the duration of your employment agreement with your employer. Further information on data retention periods can be found in Phaidon’s Records Retention Policy, which is available on the Phaidon internal website, or from your local company Human Resources Department.
Your employer is required to assess whether individuals it enters into agreements with, such as employment contracts, are indexed on so-called terror lists. In order to comply with such legal obligations, your employer processes your personal data set out in Appendix 1 Section 1 pursuant to Art. 6 (1) c) GDPR for terror list screenings. Results of such terror list screenings are not retained, however, a note is taken and added to the personnel file.
Your employer offers its employees voluntary benefits. In case you are participating in the relevant benefits program, your employer then forwards your personal data, i.e. the data categories set out in Appendix 1 Section 1, to its benefit program provider based on your consent pursuant to Art. 6 (1) a) GDPR. Further information in this regard is provided to you at the time you become eligible to participate in the program. Business Operations: From time to time, your employer processes data categories set out in Appendix 1 Section 1 and 2 in the course of managing projects, in orders and accounts concerning product supply and acquisitions, to manage customer relationships and essentially in the course of your employer’s business. Such data processing is done for your employer’s legitimate interest pursuant to Art. 6 (1) f) GDPR in conducting its business. If your personal data is contained in order, accounts and contracts, your employer may be required to process your personal data pursuant to Art 6 (1) c) GDPR in accordance with statutory retention periods set forth by booking principles and tax laws, even if your employment relationship ends before the end of such retention periods. Further information on data retention periods can be found in Phaidon’s Records Retention Policy, which is available on the Phaidon internal website, or from your local company Human Resources Department.
Network, IT and Telecommunication Security: Your employer processes data categories set out in Appendix 1 Section 7 concerning you in the course of your use of its IT and communication systems to pursue its legitimate interest pursuant to Art. 6 (1) f) GDPR to provide you with a modern, well-functioning IT infrastructure. From time to time, your employer is statutorily required to implement security measures pursuant to Art. 6 (1) c) GDPR to safeguard its records and trade secrets as well as to protect its intellectual property and data privacy from being infringed. Thus, in order to use such security programs (such as programs to avoid virus infections and malware attacks) your employer is required to process your personal data to fulfil its obligations. Further information on data retention periods can be found in Phaidon’s Records Retention Policy, which is available on the Phaidon internal website, or from your local company Human Resources Department. Your employer, as part of a global group of companies, has a legitimate interest pursuant to Art. 6 (1) f) GDPR to centralize some of its systems. Thus, the processing of your personal data is done to fulfil said interest, even if such systems are located outside the European Union.
Compliance Obligations: From time to time, your employer may be subject to compliance investigations, whistleblower hotline allegations, sanctioned party list, money laundering investigations and government inspections and similar requests. It may also be that your employer is party to a legal proceeding, litigation, and similar. In such case, your employer may be statutorily required pursuant to Art. 6 (1) c) GDPR to process data categories set out in Appendix 1 Section 1 and 2 about you in its pursuit or defence of any such claims. Further information on data retention periods can be found in Phaidon’s Records Retention Policy, which is available on the Phaidon internal website, or from your local company Human Resources Department.
Consent Based Processing: From time to time, your employer may ask you whether you want to provide us with your consent pursuant to Art. 6 (1) a) GDPR so that we can process your personal data for other purposes (e.g. sweep stakes, photo galleries, surveys etc.). In such cases and before we start to process your personal data, we will provide you with the relevant information for that purpose. We then process your personal data on the basis of your consent pursuant to Art. 6 (1) a) GDPR, which you can revoke at any time with effect for the future.
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8 Herkunft der Daten Wir haben Ihre personenbezogenen Daten zumeist dadurch erhalten, dass Sie uns diese zur Verfügung gestellt oder wir sie im Rahmen Ihrer Bewerbung und/oder Ihres Arbeitsverhältnisses erhoben haben. In bestimmten Fällen erhalten wir auch personenbezogene Daten von Dritten, wie z.B. Headhuntern und Dienstleistern, die für uns Referenzen prüfen, sofern dies zulässig ist. | 8 Source of Data We received your personal data mainly because you provided it to us, or we collected your personal data during the course of your application and/or employment relationship with us. In certain cases, we may also receive personal data from third parties, such as headhunters and service provider who check references for us, if permitted.
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9 Kategorien von Empfängern und internationale Übermittlung Ihre personenbezogenen Daten sind nur Mitarbeitern Ihres Arbeitgebers zugänglich, die im Rahmen ihrer Stellenbeschreibung die in Abschnitt 7 aufgeführten Zwecke erfüllen. Die Mitarbeiter der Personal- und IT-Abteilung haben sich zur Vertraulichkeit verpflichtet und sind für den sensiblen Umgang mit personenbezogenen Daten geschult worden. Wir greifen auf Drittanbieter zurück, die in unserem Auftrag handeln, z. B. Dienstleister, die uns bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Sozialversicherung, Arbeitgeberleistungen, der Personalverwaltung, der IT-Sicherheit und der Wartung unterstützen. Im Zuge der Erbringung ihrer Dienstleistungen können die Mitarbeiter dieser Dienstleister Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Sofern die Mitarbeiter unserer Dienstleister nicht gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, werden sie in den Auftragsverarbeitungsverträgen, die wir mit den Dienstleistern geschlossen haben, aufgefordert, ihre Mitarbeiter zur Vertraulichkeit zu verpflichten. Gelegentlich kann es vorkommen, dass diese Drittanbieter ihren Sitz in einem Land außerhalb der Europäischen Union haben. Wenn dies der Fall ist und die Europäische Kommission keinen Angemessenheitsbeschluss für das Land erlassen hat, in dem der Dienstleister seinen Sitz hat, haben wir in die Auftragsverarbeitungsverträge mit diesen Dienstleistern EU-Standardvertragsklauseln einschließlich ergänzender Maßnahmen aufgenommen. Sie haben das Recht, eine Kopie dieses Übermittlungsmechanismus, d.h. der EU-Standardvertragsklauseln, zu verlangen. Um dieses Recht auszuüben, wenden Sie sich bitte an privacy@phaidoninternational.com. Ihr Arbeitgeber kann Sie betreffende personenbezogenen Daten an Phaidon International (UK) Ltd. mit seinem Büro in Citypoint, Level 7, 1 Ropemaker Street, London, EC2Y 9AW, Vereinigtes Königreich übermitteln. Solche Übermittlungen oder Übermittlungen an andere verbundene Unternehmen unterliegen unternehmensinternen Vereinbarungen, welche die EU-Standardvertragsklauseln enthalten. Ein Exemplar der EU-Standardvertragsklauseln kann bei privacy@phaidoninternational.com angefordert werden. | 9 Categories of Recipients and International Transfer Your personal data will only be accessible to employees of your employer who within their job description execute the purposes listed in Section 7. HR and IT employees have committed themselves to confidentiality and have been trained to understand the sensitive nature of handling personal data. We use third party service providers who act on our behalf, for example service providers who help us with payroll, benefit, HR management, IT security and maintenance service. In the course of providing their services, employees of these service providers may receive access to your personal data. Unless employees of our service providers are under a legal obligation to maintain confidentiality, the data processing agreements we have entered with these service providers requires them that their employees have been committed to confidentiality.
From time to time, these third party service providers may be located in a country outside the European Union. If this is the case, and the European Commission has not issued an adequacy decision for the country in which the service provider is located, then we have incorporated EU standard contractual clauses into the data processing agreements entered with these service providers including supplementary measures. You have the right to request a copy of such transfer mechanism, i.e. the EU Standard Contractual Clauses. To exercise such right, please contact privacy@phaidoninternational.com
Your employer may transfer personal data belonging to you to Phaidon International (UK) Ltd. with its office at Citypoint, Level 7, 1 Ropemaker Street, London, EC2Y 9AW, United Kingdom. Any such transfer or transfer to other affiliated companies will be subject to intercompany agreements incorporating EU Standard Contractual Clauses. A copy of the EU Standard Contractual Clauses can be obtained by contacting privacy@phaidoninternational.com.
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10 Ihre Rechte Sie können sich an Ihr lokales HR-Team wenden, um die folgenden Rechte auszuüben:
Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzureichen. Um dieses Recht auszuüben und eine Beschwerde einzureichen, können Sie sich an die für Ihren Wohnsitz zuständige Aufsichtsbehörde oder an die für den Sitz Ihres Arbeitgebers zuständige Behörde wenden. | 10 Your Rights You may contact your local HR team to exercise the following rights:
You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority in relation to the processing of your personal data. To exercise such right and lodge a complaint, you can contact the supervisory authority competent for your place of residence or the one competent for your employer’s place of business.
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11 Informationsicherheit Phaidon trifft Vorkehrungen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung und Zerstörung zu schützen. Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die Informationssysteme zu schützen, auf denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert sind, und wir verpflichten unsere Lieferanten und Dienstleister vertraglich zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. | 11 Information Security Phaidon takes precautions to protect personal data from loss, misuse, and unauthorized access, disclosure, alteration, and destruction. We have taken appropriate technical and organizational measures to protect the information systems on which your personal data is stored, and we contractually require our suppliers and service providers to protect your personal data.
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12 Gesetzliche/vertragliche Anforderungen Es steht Ihnen frei, uns Ihre personenbezogenen Daten nicht oder nur unvollständig zur Verfügung zu stellen. Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass wir möglicherweise nicht in der Lage sind, eine vertragliche Beziehung mit Ihnen einzugehen oder fortzusetzen, da Ihre personenbezogenen Daten in den meisten Fällen für unsere Verwaltungszwecke und/oder zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen erforderlich sind. In anderen Fällen kann die Nichtbereitstellung Ihrer Daten dazu führen, dass Ihnen ein Vorteil oder eine Dienstleistung nicht zugutekommt. | 12 Statutory/Contractual Requirements You may choose not to provide your personal data or provide incomplete personal data. However, you should be aware that we might not be able to engage in or continue a contractual relationship with you since your personal data is in most cases required for our administrative purposes and/or to fulfil statutory requirements. In other cases, the fact of not providing your data may prevent you from benefitting from an advantage or service.
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13 Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling Phaidon verwendet Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindung und/oder Profiling. | 13 Automated Decision-Making and Profiling Phaidon does not use your personal data for automated-decision making and/or profiling.
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Anhang 1 Kategorien personenbezogener Daten
| Appendix 1 Categories of Personal Data
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